Comment organiser un Secret Santa au bureau qui inclut tout le monde ?

Un échange de cadeaux au bureau n’inclut tout le monde que si personne ne se sent obligé d’y participer. Des collègues peuvent s’abstenir pour des raisons d’argent, de religion, de situation familiale ou de simple préférence, et aucune de ces raisons n’a à être expliquée. C’est la façon dont vous invitez les gens qui détermine si se retirer paraît acceptable.

Envoyez l’invitation sous forme de question neutre, avec une façon privée d’y répondre. Évitez les feuilles d’inscription affichées au mur ou dans une conversation de groupe, où chacun peut voir qui ne s’est pas inscrit. Ne demandez pas aux gestionnaires d’encourager la participation, puisqu’une demande venant de son propre gestionnaire peut ne pas sembler facultative.

Une invitation que vous pouvez adapter : « Cette année, nous organisons un échange de cadeaux facultatif. Les cadeaux sont d’au plus 20 $, et l’échange aura lieu pendant la dernière semaine avant le congé. Si vous voulez participer, répondez-moi directement d’ici le 20 novembre. Sinon, pas besoin de répondre, et vous êtes tout aussi bienvenu au dîner d’équipe. »

Les salaires peuvent varier beaucoup dans un même milieu de travail, et une limite qui paraît dérisoire pour l’un peut représenter une vraie dépense pour l’autre. Fixez un plafond modeste, présenté comme un maximum ferme, et choisissez-le en pensant aux participants les moins bien payés. Choisissez un montant qui convient à votre équipe, comme 15 $ ou 20 $.

Dites franchement que rester sous la limite est une bonne pratique et qu’un cadeau réfléchi et peu coûteux est le bienvenu. Les dirigeants qui participent devraient respecter le même plafond ; un cadeau somptueux offert par un cadre place les autres dans une position délicate.

Si l’entreprise veut contribuer financièrement, mieux vaut offrir une gâterie à toute l’équipe plutôt que de bonifier l’échange, qui ne profite qu’aux participants.

Tout le monde ne fête pas Noël, et certaines personnes préfèrent ne pas participer à quoi que ce soit qui a une connotation religieuse. Parler d’un échange de cadeaux de fin d’année ou des Fêtes, et éviter l’imagerie religieuse dans l’invitation, permet à plus de gens de se joindre à l’activité s’ils le souhaitent.

La nourriture et les boissons demandent une attention particulière. Des collègues peuvent manger casher ou halal, être végétariens ou végétaliens, éviter l’alcool, avoir des allergies ou des intolérances, ou composer avec des problèmes de santé. Les personnes qui offrent ne connaissent pas forcément ces détails et ne devraient pas avoir à poser la question d’une manière qui oblige quelqu’un à se justifier.

L’approche la plus simple : aucun alcool et aucune nourriture, sauf si le destinataire a indiqué que certains aliments sont les bienvenus. Les participants peuvent ajouter une courte note facultative à l’inscription pour préciser ce qu’ils préfèrent ne pas recevoir.

Un bref formulaire d’inscription aide les personnes qui offrent à bien choisir sans être indiscrètes. Rendez toutes les questions facultatives et ne transmettez les réponses de chaque personne qu’à celle qui lui offre un cadeau.

Des pistes utiles : trois choses que vous aimez, quelque chose que vous utiliseriez à votre bureau, ce que vous préférez ne pas recevoir et si vous acceptez de recevoir de la nourriture. Évitez les questions sur l’âge, la famille, la santé ou la religion ; le champ « je préfère ne pas recevoir » permet à chacun d’aborder ces sujets dans ses propres mots, s’il le souhaite.

Les collègues à distance peuvent être laissés de côté par un échange conçu autour d’un bureau physique. Décidez dès le départ comment leurs cadeaux voyageront. Parmi les options : poster les cadeaux à l’adresse du domicile, offrir des cartes-cadeaux électroniques aux participants à distance ou jumeler les employés à distance entre eux.

Les adresses sont des renseignements personnels. Recueillez-les seulement auprès des personnes qui y consentent, ne transmettez chaque adresse qu’à la personne qui en a besoin pour offrir son cadeau, et supprimez la liste une fois l’échange terminé. Si l’organisation paie les frais de port, dites-le ; sinon, abaissez le plafond des cadeaux postés pour que le coût total reste semblable.

Pour les personnes qui se trouvent dans d’autres provinces ou d’autres pays, demandez à celles qui offrent de vérifier les dates d’expédition à jour du transporteur et les règles douanières avant d’acheter, et d’envoyer leur colis tôt. Faites le dévoilement lors d’un appel vidéo pour que le personnel à distance ouvre ses cadeaux en même temps que tout le monde, plutôt que de les recevoir discrètement après coup.

Les cadeaux farces sont un vrai risque dans un échange au bureau. Une blague qui fait rire entre amis peut humilier un collègue devant son équipe, ou toucher à l’apparence, à l’âge, au poids, aux relations ou aux habitudes personnelles. Au travail, cela peut aussi devenir une affaire de ressources humaines.

Faites-en une règle écrite plutôt qu’une suggestion : « Choisissez un cadeau que vous seriez à l’aise de voir déballé devant votre gestionnaire et toute l’équipe. Pas de cadeaux farces, de gadgets ou de cadeaux suggestifs, et rien qui fasse référence au corps, à l’âge ou à la vie personnelle de quelqu’un. »

Encouragez des catégories sûres : plantes de bureau, articles de papeterie de qualité, une tasse, un livre d’un auteur que la personne a mentionné, un casse-tête ou un petit objet lié à un passe-temps qu’elle a indiqué.

Faites le tirage en privé et envoyez à chaque personne seulement le nom de son destinataire et sa note de préférences. Excluez les jumelages entre personnes qui vivent sous le même toit si des collègues habitent ensemble, et envisagez d’empêcher les gestionnaires de piger un membre de leur équipe directe, ce qui évite toute impression de favoritisme.

Gardez le dévoilement court et facultatif. Certaines personnes n’aiment pas déballer un cadeau devant un public : permettez donc d’ouvrir les cadeaux en privé si le destinataire le préfère. Ne transformez pas la devinette de la personne qui a offert en jeu public, à moins que tout le monde soit d’accord.

Gardez un petit cadeau de rechange au cas où un participant oublierait ou qu’un colis serait retardé, pour que personne ne reparte les mains vides au dévoilement. Si quelqu’un quitte l’entreprise ou part en congé après le tirage, réattribuez son destinataire en privé à la personne qui devait lui offrir un cadeau.

Surveillez les personnes qui se sont inscrites puis ne donnent plus signe de vie. Un suivi privé une semaine avant le dévoilement, comme « Je voulais juste vérifier que l’échange te convient toujours. C’est tout à fait correct de te retirer », leur offre une porte de sortie facile et vous laisse le temps d’ajuster le tirage.

Si un cadeau enfreint les règles, parlez-en en privé à la personne qui l’a offert par la suite. Après l’échange, demandez des commentaires anonymes sur le budget et la formule pour que la prochaine édition convienne à plus de gens.